Kwaliteitsborging is een centraal onderdeel van kwaliteitsmanagement; het is van enorm belang voor bedrijven. Door hun producten, diensten en activiteiten voortdurend te evalueren en te verbeteren, kunnen organisaties de klanttevredenheid, productiviteit en concurrentiekracht verhogen en tegelijkertijd voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten.

Dit artikel vat verschillende gesprekken tussen Kevin Keymeulen, Kwaliteitsverantwoordelijke bij IBE-BVI Group, en Leo Goeyens samen. Het benadrukt het belang van kwaliteitsborging en de essentiële stappen die nodig zijn voor de effectieve implementatie ervan..

Kwaliteitsborging is dynamisch; van een voorheen beperkt concept ontwikkelde het zich tot de internationaal erkende norm ISO 9001:2015.

ISO 9001 werd voor het eerst geïntroduceerd in 1987 als een kader voor kwaliteitsmanagementsystemen, dat toepasbaar is in verschillende industrieën. Het ontwikkelde zich als een antwoord op de internationale vraag naar een universele kwaliteitsnorm. Sindsdien heeft het vier grote herzieningen gekend: in 1994, 2000, 2008 en 2015. Deze updates bevatten nieuwe managementprincipes, verbeterden de duidelijkheid en hielden ook rekening met de veranderende bedrijfspraktijken..

De update van de norm ISO 9001 in 2015 was een grondige herziening, bedoeld om de norm te doen overeenstemmen met de huidige managementmethoden. Risicogericht denken, betrokkenheid van het leiderschap en een procesgericht perspectief kregen aanzienlijk meer aandacht. Bovendien werd de nadruk gelegd op prestatie-evaluatie en voortdurende verbetering, waardoor een proactieve benadering van het kwaliteitsmanagement wordt gestimuleerd, die zich aanpast aan de huidige snel veranderende bedrijfsomgeving.

Deze aanpassingen waren bedoeld om de organisaties te versterken om consequent te voldoen aan de behoeften van hun klanten en zo hun algehele prestaties te verbeteren. Hierdoor werd ISO 9001 één van de meest gebruikte normen voor kwaliteitsmanagement ter wereld.

Kwaliteitsmanagement is gebaseerd op zeven principes; dit verdient een paar woorden uitleg

De zeven principes van kwaliteitsmanagement zijn de volgende:

-                  Klantgerichtheid: de behoeften en tevredenheid van de klant krijgen voorrang,

-                  Leiderschap: er dient gezorgd voor een eenheid van doelstelling en beleid binnen ​   ​de organisatie,

-                  Engagement van de mensen: de betrokkenheid en motivatie van de werknemers                     dient gegarandeerd,

-                   Engagement van de mensen: de betrokkenheid en motivatie van de werknemers                      dient gegarandeerd,

-                   Verbetering: verbeter steeds meetbare prestaties,

-                   Evidence-Based Decision Making: beslissingen moeten gestoeld zijn op                                    gegevens en analyse, en

-                   Relatiebeheer: bevorder positieve relaties met belanghebbenden of                                               stakeholders..

Volgens Kevin zijn deze principes essentieel om kwaliteitswerk te garanderen. Klantgerichtheid betreft bijvoorbeeld niet alleen maar het inlossen van de verwachtingen; het omvat ook het begrijpen van de unieke uitdagingen van elke klant, waardoor we onze diensten op maat kunnen maken en tastbare resultaten kunnen bereiken. Effectief leiderschap brengt ons tot uitmuntendheid. Wanneer het management kwaliteit hoog in het vaandel voert, bevordert dit een sfeer van professionaliteit, waarin werknemers zich verantwoordelijk voelen voor hun werk. Dit leidt de ploeg ertoe duidelijke richtlijnen te volgen en dat bevordert de samenwerking tussen technici, administratief personeel en andere stakeholders.

Wanneer ieder lid van het team bijdraagt aan het wegwerken van de problemen, kunnen we ze snel identificeren en oplossen. Dat verbetert de kwaliteit en snelheid van onze diensten.

De procesbenadering zorgt ervoor dat elke stap, van het verzamelen van monsters tot het afleveren van rapporten, goed gedefinieerd en gereguleerd is. Zo neemt de kans op fouten af. Voortdurende verbetering plaatst ons bij de koplopers omdat we de nieuwste testmethoden en technologieën integreren en moedigt ons aan om onze procedures consequent te evalueren en te verbeteren. Wanneer we de gegevens analyseren slagen we erin de redenen voor terugkerende verpakkingsfouten op te sporen, wat leidt tot verbeterde processen. Bovendien zijn goede relaties met leveranciers en kalibratielaboratoria cruciaal voor de nauwkeurigheid van onze testapparatuur. Deze principes zijn niet zomaar abstract; ze vormen de basis voor de reputatie en het succes van ons laboratorium. Continue verbetering zit voor het instituut in onze processen: men leert van klachten of verbeterprocessen na een audit

IBE-BVI implementeerde onlangs een Odoo-platform voor Quality Management Software (QMS) en Laboratory Information Management System (LIMS), dat veel van deze principes actief ondersteunt. Een duidelijk voorbeeld! Met name de krachtige gegevensverzameling, real-time analyse en rapportagemogelijkheden van het platform verbeteren de Evidence-Based Decision Making aanzienlijk. Het maakt goed geïnformeerde en op gegevens gestoelde keuzes mogelijk. De procesbenadering is vervat in de aanpasbare workflows en automatiseringsmogelijkheden van het platform, waardoor gestandaardiseerde en traceerbare test- en kwaliteitsprocedures worden gegarandeerd. De implementatie van voortdurende verbetering is gebaseerd op het bijhouden van non-conformiteiten, opleiding van medewerkers, onderhoud (en kalibratie) van apparatuur en het identificeren van gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Op deze manier kunnen we onze procedures actief optimaliseren. Daarnaast bevordert het platform de betrokkenheid van mensen door middel van gedeelde dashboards en communicatietools die de samenwerking en transparantie tussen teamleden bevorderen. Ook het relatiebeheer wordt versterkt door de integratie van leveranciers- en kalibratiegegevens. In het algemeen helpt Odoo bij het stroomlijnen van de activiteiten, het verbeteren van de kwaliteit en het ondersteunen van strategische besluitvorming.

Om deze principes te implementeren, kunnen SWOT-analyses effectieve hulpmiddelen zijn

SWOT betekent: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Sterke en Zwakke punten, Kansen en Bedreigingen). Met een SWOT-analyse kan een organisatie haar interne en externe mogelijkheden en potentiële uitdagingen evalueren. Een dergelijk ruim inzicht kan helpen bij de strategische planning en besluitvorming.

Kevin is ervan overtuigd dat SWOT-analyses krachtige werktuigen zijn, die een gestructureerde aanpak aanreiken voor het identificeren van de sterke en zwakke punten, de kansen en uitdagingen van de organisatie. Deze analyses kunnen strategische planning en besluitvorming vereenvoudigen en sluiten aan bij principes als Evidence-Based Decision Making en Verbetering. Bovendien ondersteunen SWOT-analyses een allesomvattend begrip van de organisatieomgeving, waardoor ze waardevolle hulpmiddelen zijn voor een succesvolle implementatie van kwaliteitsmanagementsystemen.

De uitvoering van SWOT-analyses vereist evenwel regelmatig herziene en bijgewerkte middelen en hun effectiviteit kan beperkt zijn als ze niet worden benaderd vanuit een specifieke, strategische ingesteldheid. De kwaliteit van de resultaten hangt af van de kwaliteit van de input die de stakeholders aanleveren. Zonder een gerichte en goed geïnformeerde aanpak zou het best kunnen dat de resultaten niet direct worden omgezet in bruikbare veranderingen.

Naar Kevins mening zouden andere benaderingen, zoals het PDCA-principe (Plan-Do-Check-Act) of een grondige oorzakenanalyse effectiever kunnen zijn. Volgens hem zijn SWOT-analyses minder interessant of minder praktisch dan PDCA, omdat ze voornamelijk een statische momentopname bieden van de interne en externe factoren van een organisatie, zonder een duidelijke en gestructureerde aanpak om actie te ondernemen of problemen op te lossen. PDCA daarentegen is een dynamisch, iteratief proces dat gericht is op voortdurende verbetering en, daarenboven, organisaties leidt door planning, implementatie, evaluatie en verfijning van oplossingen.

Een oorzakenanalyse gaat dieper in op specifieke problemen om de onderliggende problemen te identificeren; ze maakt gerichte corrigerende maatregelen mogelijk. Hoewel SWOT-analyses kunnen helpen om aandachtsgebieden te identificeren, ontbreekt vaak de onmiddellijke focus op uitvoerbare stappen en de voortdurende verbeteringscyclus waardoor PDCA en de oorzakenanalyse geschikter en effectiever worden om een tastbare verandering teweeg te brengen.

De complementariteit van beide benaderingen kan evenwel niet worden ontkend. SWOT-analyses leren je waar de organisatie staat en identificeren aandachtspunten. PDCA is een manier om met actiepunten aan de slag te gaan. PDCA kan SWOT niet vervangen, maar het helpt wel om wat je in SWOT ziet concreet en actiegericht te maken.

Hoe worden de audits uitgevoerd door de Belgische officiële instantie BELAC?

BELAC, de Belgische Accreditatie-instantie, moet ervoor zorgen dat Belgische organisaties die zich bezighouden met testen, kalibreren, inspecteren, certificeren en andere conformiteitsbeoordelingsdiensten de nodige normen naleven in verschillende sectoren. Haar belangrijkste functie is het evalueren van organisaties op basis van wereldwijd erkende normen, zoals ISO/IEC 17025 (testen en kalibreren) of ISO/IEC 17020 (certificatie-instellingen).

De audits die BELAC uitvoert, zijn bedoeld om na te gaan of de geaccrediteerde organisaties werken volgens de relevante normen en om ervoor te zorgen dat hun (standaardisatie)processen en resultaten nauwkeurig, eerlijk, consistent en betrouwbaar zijn.

De ontwikkeling van een wederzijds begrip tussen de auditors en degenen die worden gecontroleerd is essentieel. Zonder afstemming kan de communicatie verslechteren, wat kan leiden tot misvattingen of onnodig pessimistische beoordelingen. BELAC wijst gewoonlijk een hoofdauditor aan die toezicht houdt op het hele proces, met een of meer technische experts die hun aandacht toespitsen op de specifieke details. Deze aanpak bevordert onpartijdigheid en eerlijkheid. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen er toch spanningen ontstaan wanneer de verwachtingen niet duidelijk worden beheerd of wanneer de audit als overdreven kritisch wordt ervaren. Bij een respectvolle uitvoering van het proces, valideert het niet alleen de kwaliteit en competentie, maar leidt het ook tot voortdurende verbetering en internationale erkenning.

Audits bieden verschillende voordelen, waaronder zekerheid van hoge kwaliteit en naleving van de regelgeving, wat de reputatie van de gecertificeerde organisatie verbetert. Het proces brengt ook inefficiënties of gebieden voor operationele verbetering aan het licht. Maar het uitvoeren van audits kan behoorlijk arbeidsintensief zijn en vereist een aanzienlijke planning van de organisatie. Er zijn ook middelen en behoorlijk hoge kosten mee gemoeid.

Is de beoordeling van de kwaliteitscontrole gunstig of ongunstig?

Beoordelingen van de kwaliteitsborging hebben meestal een gunstig effect op bedrijven. Ze helpen om hoge standaarden te handhaven, procedures te verfijnen, fouten te minimaliseren en de klantentevredenheid te vergroten. Nochtans worden ze vaak als negatief ervaren vanwege de bijbehorende kosten en extra administratieve lasten.

Een typisch voorbeeld hiervan is het inwerken en opleiden van nieuwe personeelsleden. Dat kost tijd en middelen, maar zorgt ervoor dat die nieuwe mensen volledig competent zijn. Dit bespaart tijd en geld op de lange termijn.

Kevin wil nog een ander aspect van de kwaliteitsborging benadrukken. Niet alleen de BELAC-audits zijn belangrijk. Dagelijks labowerk, opleiding, rapportering en documentatie, en ook interne zowel als klantenaudits zijn allemaal cruciale onderdelen van een robuust kwaliteitssysteem. Deze activiteiten zijn essentieel voor een voortdurende verbetering, wat absoluut noodzakelijk is om relevant en concurrerend te blijven.

Enkele maanden geleden hebben we met succes een audit door een klant (actief in de farmaceutische industrie) doorstaan. Het succesvol afronden van een audit door een nieuwe klant bevestigt niet alleen dat ons laboratorium zich houdt aan strenge kwaliteitsrichtlijnen; het legt ook een stevige basis voor een wederzijds vruchtbare samenwerking, die gebaseerd is op vertrouwen. Dit brengt ons weer terug bij de eerder genoemde basisprincipes.

Het is belangrijk om in te zien dat een uitgebreid kwaliteitsborgingssysteem van vitaal belang is voor het bevorderen van een cultuur van blijvende verbetering binnen de organisatie. Een proactieve benadering van de kwaliteitsborging voldoet niet alleen aan de verwachtingen van regelgevers en klanten, maar stimuleert ook innovatie, efficiëntie en voortdurende groei binnen de organisatie.

Kwaliteitsborging kan ook nieuwe ontwikkelingen aanbrengen

Het Belgisch Verpakkingsinstituut biedt een brede waaier aan gecertificeerde testen en standaardcontroles. De experts van het team zijn altijd beschikbaar om uitleg te verstrekken over de testresultaten. Als een analyse die in het lab wordt uitgevoerd op materialen die in contact komen met voedingsmiddelen te hoge concentraties van een bepaalde chemische stof aan het licht brengt, is het logisch te verwachten dat een klant om opheldering vraagt. Dan kunnen de teamleden van IBE-BVI deze onderwerpen goed uitleggen; ze kunnen eveneens seminars organiseren over de huidige wetgeving en de bijbehorende testprocedures.

Bovendien is het zeer aannemelijk dat de resultaten van geaccrediteerde testen een aanzienlijke invloed kunnen hebben op de ontwikkeling van nieuwe materialen of producten door de R&D-afdeling van een bedrijf. De resultaten van verschillende valproeven en chemische analyses uitgevoerd door onderzoekers van IBE-BVI hebben in het verleden al geleid tot de verbetering van het verpakkingsontwerp voor kleine koekjes en voor de degelijkheid van filtratiesystemen voor voedingsstoffen.

IBE-BVI werd uitgenodigd om als testlaboratorium deel te nemen aan een project dat verband houdt met de aankomende Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR) of de verordening betreffende verpakkingen en verpakkingsafval, waarbij het belang van duurzame en herbruikbare verpakkingsoplossingen wordt benadrukt. Wij beoordelen hun prestaties, duurzaamheid en bruikbaarheid en helpen belanghebbenden innovatieve, milieuvriendelijke oplossingen te vinden die aan hun behoeften voldoen. In samenwerking met ondersteunende groepen zoals Valipac dragen we cruciale gegevens en inzichten aan om te helpen bij het onderzoeks- en ontwikkelingsproces, om uiteindelijk de overgang naar duurzamere verpakkingssystemen in overeenstemming met de komende regelgeving te vergemakkelijken.

Aarzel niet contact op te nemen met Kevin Keymeulen  (kevin.keymeulen@ibebvi.com) voor specifieke vragen hieromtrent.